Las trampas de los emilios

Saludos mis amigos del "blog" Imagen

Siempre estoy recomendando el leer, preguntar y comentar
sobre la Nueva Tecnología, pero hay un tema básico que muchas
veces lo pasamos por alto.
En el siguiente artículo publicado en el Nuevo Día
hay unas reglas básicas para utilizar el correo electrónico y lucir como expertos.






El correo electrónico debe ser usado con elegancia y cautela.

Por Rafael Matos/ Profesor de comunicación multimedia
El correo electrónico acorta distancias, abre diálogos y ahorra viajes para empresari@s que hacen negocios en internet, pero debe ser usado con elegancia y cautela.

Cada dos día surcan el ciberespacio más emilios (nombre jocoso que le endilgaron los españoles al correo electrónico) que todas las cartas que entrega el servicio postal de Estados Unidos en un año.

Tim Burres, un experto en la tecnología de los correos digitales explica que los empresarios deben evitar usar los emilios para negociar asuntos claves como precios finales, descuentos o acuerdos legales pues es más seguro siempre un documento escrito y firmado. Tampoco el emilio debe ser una herramienta para medir productividad. “Muchos empresarios creen que al final del día, si han leído 120 correos electrónicos, ha sido un día productivo. Productivo es si al menos uno de esos mensajes generó una venta o resolvió un problema empresarial”, dice Burres en sus escritos sobre tecnologías de negocios para la Web.

La gran ventaja del emilio es su casi nulo costo aunque Burres dice que muchos empleados o ejecutivos usan de dos a tres horas del día hábil en el manejo de correos electrónicos, muchas veces desvinculados al negocio. Se estima que una cuarta parte de los emilios son irrelevantes a la empresa.

NORMAS PARA LOS CORREO ELECTRONICOS:
- No escriba palabras en mayúsculas solamente pues es en la Web es equivalente a gritar.
- Nunca envíe un mensaje con la línea de tema vacía (“subject”) pues obliga al receptor a abrir mensajes que no necesita leer al momento.
- No envíe mensajes múltiples sin el mecanismo de copia cerrada (blind copy o bcc) para proteger la dirección de sus contactos.
- Evite a toda costa sembrar rumores mediante emilios pues se multiplican en la Web como conejos.
- Limpie su buzón constantemente pues si un cliente recibe un correo suyo rechazado, se enoja.
- No ponga palabras como “oferta”, “rebaja”, “especial del día”, etcétera, en la línea “subject” pues el filtro de spams del receptor lo puede enviar a un basurero electrónico.

Hay varias tecnologías que permiten a un negocio sacar el máximo a sus comunicaciones electrónicas. Una es el CRM (“Customer Management Relationship”), la cual hace un perfil de un cliente, registra todas sus comunicaciones con la empresa y analiza sus transacciones comerciales. Existe además el “auto reply” o contestación automática para que el comerciante no s e desvincule de su cliente si se va de viaje. Siempre ponga una fecha de regreso y no olvide desactivarlo al final del viaje.

Existen también programas de seguridad para evitar accesos no autorizados a los correos de un negocio, o para “borrar” los contenidos al cabo de un tiempo y controlar su volumen y tamaño. Todos los emilios dentro de un negocio pertenecen a la empresa por lo que no existen correos privados. Tampoco en la Web existe privacidad pues los mensajes pasan por cientos de servidores en su paso por el ciberespacio y el que sepa cómo hacerlo, los lee.

En espera de tus comentarios.

Muy cordialmente,



Tere Montes
www.montesdesignpr.com